Teks Surat: Pengertian, Tujuan, Struktur, Jenis dan Contoh

Surat adalah media komunikasi tertulis yang bisa digunakan oleh siapa saja, baik individu maupun organisasi. Yuk, belajar tentang surat lebih banyak!

—

Pernahkah kamu menerima atau mengirim surat kepada saudara atau teman yang jauh? Di era modern ini, memang sudah banyak media komunikasi digital seperti pesan instan atau email. Tapi, surat tetap jadi salah satu media komunikasi tertulis yang masih banyak digunakan, terutama untuk keperluan resmi di instansi, lembaga, atau perusahaan. Nah, kali ini kita akan belajar tentang surat, mulai dari pengertian, tujuan, fungsi, struktur, jenis-jenis dan contohnya!

 

Pengertian Surat

Surat adalah cara berkomunikasi melalui tulisan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain. Pesan dalam surat bisa berisi informasi, perintah, ungkapan perasaan atau hal lainnya. Surat bisa digunakan oleh siapa saja, baik perorangan, kelompok, maupun organisasi. Karena itulah, kita mengenal beberapa jenis surat seperti surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

Walaupun teknologi sudah sangat berkembang, surat masih sering digunakan, lho. Terutama di kantor pemerintahan, institusi, atau perusahaan. Sekarang, surat nggak selalu berbentuk cetak, tapi juga bisa berupa surat elektronik atau email, yang lebih praktis dan cepat.

Baca juga: Contoh Surat Pribadi Berbagai Tema beserta Unsur-Unsurnya

 

Tujuan Surat

Tujuan utama surat adalah menyampaikan pesan tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Tapi, setiap surat memiliki tujuan khusus sesuai konteksnya, seperti untuk menawarkan atau meminta barang, menagih pembayaran, mengundang, memberi informasi, atau menyatakan perasaan.

 

Fungsi Surat

Surat memiliki beberapa fungsi, antara lain: 

1. Sebagai Media Komunikasi Tertulis

Surat digunakan untuk menyampaikan pesan, informasi, atau permintaan secara tertulis dari satu pihak ke pihak lainnya.

 

2. Bukti Tertulis

Surat bisa menjadi bukti sah bahwa suatu informasi, perjanjian, atau transaksi pernah dilakukan, terutama untuk keperluan resmi dan hukum. 

 

3. Dokumentasi dan Arsip

Fungsi selanjutnya, surat juga dapat disimpan sebagai dokumen penting yang bisa digunakan sebagai referensi atau bukti di masa mendatang. 

 

4. Sebagai Sarana Promosi

Surat dapat digunakan untuk memperkenalkan produk, layanan, jasa, atau kegiatan tertentu kepada orang lain, contohnya seperti surat penawaran.

 

5. Sarana Pemberitahuan

Terakhir, surat bisa digunakan untuk memberitahukan sesuatu, misalnya pemberitahuan jadwal rapat, perubahan kebijakan, undangan, atau informasi penting lainnya. 

Baca juga: Contoh Surat Resmi Berbagai Jenis dan Strukturnya

 

Jenis-Jenis Surat

Secara umum, surat terbagi atas dua jenis, surat resmi (formal) dan surat pribadi (non-formal). Tapi, surat bisa terbagi lagi berdasarkan kategorinya, antara lain:

1. Surat berdasarkan isinya, meliputi surat pribadi, surat dinas/resmi, dan surat niaga atau surat bisnis.

2. Surat berdasarkan keamanan isinya, terdiri atas surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas, dan surat biasa. 

3. Surat berdasarkan derajat penyelesaiannya, terdiri atas surat sangat segera (kilat), surat segera, dan surat biasa. 

4. Surat berdasarkan jangkauan penggunaannya, terdiri atas surat internal dan surat eksternal.

5. Surat berdasarkan jumlah penerimanya, meliputi surat edaran, surat pengumuman, dan surat biasa.

6. Surat berdasarkan tujuannya, terdiri atas surat perintah, surat peringatan, surat keputusan, surat pemberitahuan, surat permintaan, surat panggilan, surat susulan, surat penawaran, dan surat laporan.

 

Struktur Surat

Surat resmi dan surat pribadi memiliki struktur penulisan yang berbeda, yuk simak struktur masing-masing:

1. Struktur surat resmi

Berikut adalah struktur surat resmi yang perlu kamu ketahui: 

a. Kop surat/ Kepala surat

Kop surat atau kepala surat adalah bagian dari surat resmi yang letaknya paling atas dan biasanya memuat identitas pengirim seperti nama instansi, logo, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.

b. Tanggal Surat 

Tanggal surat adalah tanggal saat surat ditulis atau dibuat, ini meliputi tanggal, bulan dan tahun. Contohnya, 28 Februari 2025, 8 Maret 2025, dan seterusnya. 

c. Nomor Surat

Nomor surat adalah kode yang digunakan untuk memudahkan pengarsipan, pencarian dokumen dan memastikan administrasi surat berjalan secara sistematis. Biasanya, dalam nomor surat terdapat kode, angka, dan tahun surat dibuat. 

Contoh:

Nomor: 01/BA-RG/III/2024.

d. Lampiran

Lampiran surat adalah bagian yang menunjukkan adanya dokumen tambahan yang disertakan bersama surat. Lampiran bisa berupa daftar nama, bukti pembayaran, atau dokumen lain yang berkaitan dengan isi surat. Contohnya: 

Lampiran: 1 lembar 

lampiran : 3 berkas 

e. Hal/Perihal

Hal atau perihal surat adalah bagian surat yang menjelaskan secara singkat isi atau tujuan surat. Biasanya, perihal di tulis di bagian atas surat. Contoh: 

Perihal: Undangan Rapat

Perihal: Permohonan Izin Kegiatan 

f. Alamat tujuan

Alamat surat adalah bagian yang menunjukkan informasi penerima surat seperti nama orang, instansi, perusahaan, dan lokasi yang dituju.

Contoh: 

Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah

SMA Negeri 1 Jakarta

Jl. Merdeka No 10, Jakarta

g. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah kalimat sapaan di awal kalimat sebagai tanda penghormatan. Misalnya, “Dengan hormat,” atau “Assalamualaikum Wr.Wb,” dan lain sebagainya. 

h. Isi surat 

Isi surat adalah bagian utama dari surat yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Isi surat terdiri atas alinea pembuka, pokok, dan penutup. 

i. Salam Penutup

Salam penutup adalah salam penghormatan sebagai bentuk sopan santun sebelum mengakhiri surat. Contohnya, “Hormat kami,” atau “Terima kasih.”

j. Pengirim Surat

Bagian terakhir adalah pengirim surat atau pihak yang membuat dan bertanggung jawab terhadap isi surat. Ada 5 unsur dalam pengirim surat yaitu, nama terang, tanda tangan, jabatan, stempel atau cap dinas, dan keterangan lain seperti NIP.

 

2. Struktur Surat Pribadi

Surat pribadi memiliki struktur yang berbeda dengan surat resmi, yuk simak strukturnya!

a. Nama dan Alamat Penerima

Bagian pertama dari surat pribadi adalah nama dan alamat penerima. Ini menunjukkan siapa yang dituju dalam surat. Biasanya, bagian ini berisi nama dan alamatnya. 

Contoh:

Untuk: Sahabatku, Citra di Tangerang.

b. Tempat Dan Tanggal Surat

Menunjukkan dimana dan kapan surat itu ditulis. Bagian ini memberikan informasi waktu dan tempat surat dibuat. 

Contoh: 

Jakarta, 8 Maret 2023.

c. Salam Pembuka 

Salam pembuka adalah kalimat sapaan yang digunakan sebagai bentuk penghormatan atau keakraban kepada penerima surat. Dalam surat pribadi, salam pembuka bersifat lebih santai dan akrab.

Contoh: Hai, Rina! Apa kabar?

d. Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka berisi pengenalan topik di dalam surat, sebelum membahas isi surat lebih jauh.

e. Isi Surat

Isi surat adalah bagian surat yang menyampaikan pesan, memuat pesan, cerita, atau informasi yang ingin disampaikan. Bisa berupa pengalaman, curhatan, ucapan, atau kabar penting. Isi surat adalah inti dari keseluruhan surat tersebut.

f. Penutup 

Penutup adalah bagian untuk mengakhiri surat dengan kalimat yang sopan dan hangat. Bisa berisi harapan, doa, atau ucapan terima kasih. 

g. Pengirim Surat

Nah, struktur terakhir dari surat pribadi adalah pengirim surat, bagian ini berisi nama penulis dan tanda tangan yang diletakkan di bagian kanan bawah.

 

Contoh Surat

Setelah memahami pengertian, fungsi, jenis-jenis dan struktur surat, yuk simak contoh surat berikut!

1. Surat Pribadi

(Sumber: canva.com)

 

2. Surat Resmi 

(Sumber: sipas.id)

—

Itulah pembahasan mengenai surat, mulai dari pengertian, tujuan, fungsi, jenis-jenis, struktur dan contohnya. Kalau kamu mau belajar materi Bahasa Indonesia lebih banyak lagi, yuk belajar di Brain Academy. Kamu bisa belajar secara online maupun offline di cabang terdekat dari rumahmu!

 

Sumber: 

Swawikanti, Kenya. 2024. Mengenal Teks Surat, Jenis, Struktur & Contohnya [daring]. Tautan:  https://www.ruangguru.com/blog/teks-surat

liputan.com. 2023. Pengertian Surat dan Jenis-Jenisnya yang Perlu Dipahami [daring]. Tautan: https://www.liputan6.com/hot/read/5288239/pengertian-surat-dan-jenis-jenisnya-yang-perlu-dipahami

merdeka.com. Berbagai Jenis  Surat Beserta Pengertian, Fungsi dan Ciri-Cirinya [daring]. Tautan: https://www.merdeka.com/jatim/berbagai-jenis-surat-beserta-pengertian-fungsi-dan-ciri-cirinya-kln.html (Diakses 08 Maret 2025)