20 Contoh Surat Dinas Berbagai Tema & Cara Penulisannya

Surat dinas resmi digunakan untuk berkomunikasi secara formal. Yuk, simak contoh penulisannya di artikel berikut!

—

Pernahkah kamu merasa bingung saat diminta membuat surat dinas? Atau kamu belum tahu bagaimana cara menulisnya? Hal ini wajar terjadi, karena surat dinas memiliki format penulisan yang baku dan terkesan rumit.

Namun, jangan khawatir! Pada artikel ini, kita akan membantu kamu memberikan beberapa contoh surat dinas pendek yang mudah dipahami dan dipraktekkan. Yuk, langsung aja simak contoh dan cara penulisan surat dinas berikut ini!

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah salah satu bentuk surat resmi yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga pemerintah maupun swasta. Surat ini biasanya memuat informasi yang berhubungan dengan kegiatan kedinasan. Informasi tersebut bisa mencakup pemberitahuan, penugasan, keputusan, pernyataan, permintaan, penyerahan dokumen atau kerja sama, serta penyampaian hal-hal kedinasan lainnya yang ditujukan kepada pihak di luar dinas terkait.

Surat dinas memiliki format baku dan bahasa resmi yang berfungsi sebagai sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pesan secara resmi dari satu ke instansi yang lain atau dari instansi tertentu kepada perseorangan. 

Baca juga: Surat Resmi: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Struktur, & Contoh

Ciri-Ciri Surat Dinas

Sebagai surat resmi, surat dinas memiliki beberapa ciri khas yang membedakannya dengan jenis surat lainnya, yaitu:

• Memiliki kop surat yang memuat identitas instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat, seperti nama instansi, logo, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
• Menggunakan bahasa resmi yang baku, jelas, dan mudah dipahami sesuai kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar serta Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
• Memiliki struktur yang teratur dan sistematis dan terbagi menjadi beberapa bagian, seperti bagian kepala, bagian isi, dan bagian penutup.
• Di dalam surat dinas dicantumkan nomor surat, perihal surat, tanggal, alamat yang dituju, dan lampiran jika ada.
• Ditandatangani oleh pejabat berwenang dari instansi atau lembaga terkait.
• Pada kepentingan tertentu, surat dinas biasanya dilengkapi dengan cap atau stempel instansi untuk menunjukkan keaslian surat.

Fungsi Surat Dinas

Berikut beberapa fungsi surat dinas resmi yang perlu kamu ketahui:

• Sebagai informasi untuk menyampaikan pengumuman, pemberitahuan, atau berita resmi kepada pihak lain, seperti undangan, pemberitahuan perubahan kebijakan, atau pengumuman hasil seleksi.
• Digunakan untuk memberikan perintah atau arahan kepada pihak lain, seperti penunjukan tugas, pendelegasian kewenangan, atau instruksi pelaksanaan kegiatan.
• Untuk membuat permintaan terkait informasi, bantuan, atau persetujuan dari pihak lain, seperti permohonan data, permohonan bantuan keuangan, atau permohonan izin kegiatan.
• Digunakan untuk menjalin kerjasama, koordinasi, atau komunikasi formal antar instansi atau lembaga.
• Sebagai bukti tertulis atas suatu kegiatan atau keputusan yang telah diambil.

Struktur Surat Dinas

Salah satu ciri dari surat dinas yaitu memiliki struktur yang teratur dan sistematis. Struktur surat dinas terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

1. Kop Surat 

Kop surat disebut juga bagian kepala surat. Secara umum berisi nama, logo, alamat, dan informasi kontak instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat.

2. Nomor Surat

Nomor surat berfungsi untuk melihat berapa banyak surat tersebut dikeluarkan oleh instansi atau lembaga. Nomor surat biasanya terdiri dari nomor urut, kode instansi, dan tahun. Nomor surat akan kembali ke nomor 1 lagi setiap pergantian tahun.

3. Tanggal Surat

Tanggal surat digunakan sebagai informasi yang penting dalam surat dinas karena menunjukkan kapan surat tersebut dikeluarkan.

4. Lampiran

Menunjukkan jumlah dan jenis dokumen yang dilampirkan (jika ada).

5. Perihal

Perihal berisi keterangan singkat yang menjelaskan ringkasan mengenai isi surat.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan biasanya berisi nama dan alamat penerima surat, termasuk jabatan atau divisi sehingga mempermudah proses pengiriman.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka dalam surat dinas berisi kata-kata pembuka sopan dan formal yang mengawali isi surat.

8. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian utama yang memuat informasi atau tujuan surat, seperti pemberitahuan, penugasan, keputusan, atau permintaan.

9. Salam Penutup

Salam penutup dalam surat dinas berisi kata-kata penutup berbahasa formal yang mengakhiri isi surat.

10. Tanda Tangan dan Nama Terang

Pada bagian ini, dijelaskan nama lengkap, jabatan penandatangan surat, serta tanda tangan resmi.

11. Tembusan

Tembusan merupakan daftar pihak-pihak lain yang juga menerima salinan surat (jika diperlukan).

Baca juga: Contoh Surat Pribadi Berbagai Tema beserta Unsur-unsurnya

Contoh Surat Dinas Resmi

Bingung bagaimana format dan cara penulisan surat dinas yang benar? Tenang, kamu bisa mengunduh contoh surat dinas PDF di beberapa situs web, lho! Namun, untuk memahami lebih jelas, yuk simak beberapa contoh surat dinas dan cara penulisannya yang benar berikut ini!

1. Contoh Surat Dinas Resmi Universitas

Contoh surat dinas resmi universitas (Sumber: fe.unj.ac.id)

2. Contoh Surat Dinas Pendidikan

Contoh surat dinas pendidikan (Sumber: disdik.purwakartakab.go.id)

3. Contoh Surat Dinas Undangan Rapat

Contoh surat dinas undangan rapat (Sumber: disdik.purwakartakab.go.id)

4. Contoh Surat Dinas Undangan Pembicara

Contoh surat dinas undangan pembicara (Sumber: repository.umy.ac.id)

5. Contoh Surat Dinas Undangan Webinar

Contoh surat dinas undangan webinar (Sumber: disparbud.kebumenkab.go.id)

6. Contoh Surat Dinas Pemberitahuan

Contoh surat dinas pemberitahuan (Sumber: dinaspdank.wonogirikab.go.id)

7. Contoh Surat Dinas Perintah Tugas

Contoh surat dinas perintah tugas (Sumber: bkpsdm.jogjakota.go.id/)

8. Contoh Surat Dinas Keputusan

Contoh surat dinas keputusan (Sumber: dapodik.co.id)

9. Contoh Surat Dinas Keterangan Mahasiswa

Contoh surat dinas keterangan mahasiswa (Sumber: pasca.uns.ac.id)

10. Contoh Surat Dinas Edaran

Contoh surat dinas edaran (Sumber: sman1pasaman.sch.id)

11. Contoh Surat Dinas Izin Penelitian

Contoh surat dinas izin penelitian (Sumber: fisip.undip.ac.id)

12. Contoh Surat Dinas Keterangan Kelakuan Baik

Contoh surat dinas keterangan kelakukan baik (Sumber: hmj-akuntansi.umm.ac.id)

13. Contoh Surat Dinas Pengantar

Contoh surat dinas pengantar (Sumber: ugm.ac.id)

14. Contoh Surat Dinas Permohonan Izin

Contoh surat dinas permohonan izin (Sumber: dpmptsp.ngawikab.go.id)

15. Contoh Surat Dinas Notulen Rapat

Contoh surat dinas notulen rapat (Sumber: disdukcapil.labura.go.id)

16. Contoh Surat Dinas Berita Acara

Contoh surat dinas berita acara (Sumber: jdih.jatengprov.go.id)

17. Contoh Surat Dinas Perjanjian

Contoh surat dinas perjanjian (Sumber:https://www.smkn15jakarta.sch.id)

18. Contoh Surat Dinas Peminjaman Tempat

Contoh surat dinas keterangan peminjaman tempat (Sumber: scribd.com)

19. Contoh Surat Dinas Kuasa

Contoh surat dinas kuasa (Sumber: ppid.ipb.ac.id.go.id)

20. Contoh Surat Dinas Perusahaan

Contoh surat dinas perusahaan (Sumber: sosek.ub.ac.id)

—

Nah, itulah beberapa contoh surat dinas resmi berbagai tema yang bisa kamu jadikan referensi. Sekarang giliran kamu untuk mencoba! Buatlah contoh surat dinasmu sendiri dengan panduan dan contoh yang telah diberikan. Jika masih merasa kesulitan, kamu bisa belajar tentang materi ini bersama Master Teacher berpengalaman di Brain Academy, lho!